Hvordan registrerer gæsterne sig?

Gæsterne registrerer sig enten via en tablet indskrivning eller via deres egne smartphones. De registrerer sig typisk med navn, firma og telefonnummer. De kan enten nøjes med at tjekke ind eller de kan også tjekke ud, når de går igen. Via værtsnotifikation kan medarbejderne få besked, når gæsterne er ankommet. Ønsker du samtidig udskrivining af navneskilte, så skal du købe Guestbook Pro licens. Med alle de samme funktioner som Guestbook Business - blot også med mulighed for udskrivning af navneskilte.

Hvad koster Guestbook Business & Pro Licens?

Guestbook Business og Guestbook Pro koster hhv. 419,-/md. og 499,-/md. (dkr. ekskl. moms). pr. licens (pr. lokation)

Uanset antal indgange og check-in stationer, når vi taler samme registreringsliste på samme lokation (adresse).

Har du flere lokationer (forskellige adresser), skal du købe flere licens-adgange, én for hver lokation. Men der er naturligvs rabat at hente. Vi giver 20% rabat på licensprisen tillokation nr.2, 3 etc.. 

Oprettelsesfee koster 1.495,- (Tilbud resten af år 2020: 999,- )

Ønsker du zone-inddelt gæsteregistrering?

Har du brug for, at gæsteregistreringerne inddeles i forskellige zoner - forskellige registreringslister - på samme lokationsadresse? Ja, så kører det på den samme licens, men med tilkøb af zone-inddeling.

Til +150,-/md. uanset antal zoner (mulighed for op til 10 zoneinddelinger).

Hvad er inkluderet i prisen?

Inkluderet i prisen får du din egen branding med farve, font og billede.

Samt adgang til alle Guestbook platforme med Guestbook tablet app og smartphone app (Android og iPad) samt Guestbook web.

Hvad er ekskluderet i prisen?

Vi leverer softwarelicens til Guestbook, og det er det, du betaler for hos os. Mens selve navneskilte, nøglesnore og printere skal du købe et andet sted - f.eks. hos vores samarbejdspartner Kongresartikler.dk.

Og bruger du tablet registrering, skal du anskaffe dig en eller flere Android tablet eller iPad.

Ønkser du at sende værtsnotifikation via SMS-beskeder, kan du tilkøbe sms´er hos vores samarbejdspartner CPSMS.

Hvordan byder du velkommen med Guestbook - hvordan registrerer gæsterne sig?

Gæsteregistreringen hos en virksomhed eller kontorhotel foregår mange steder via en tablet app. Med en iPad eller Android tablet, hvori gæsterne registrerer sig. Enten ved én eller flere indgange. 

Men du kan selvfølgelig også lade gæsterne registrere sig kontaktløst. Med scanning af en QR-kode via deres egne smartphones. Eller brug af Guestbook Smart App.

Indhent kun de fornødne informationer i forhold til jeres persondatapolitik og GDPR

Gæsten registrerer sig med de fornødne informationer som navn, firma, telefonnummer og måske e-mailadresse. Du bestemmer hvilke data I ønsker at registrere. Husk kun at indhente de data, der er nødvendige til formålet - i forhold til jeres persondatapolitik.

I kan vise jeres datapolitik med oplysning om formålet og behandlingen af gæsteregistreringen. Og samtidig tilføje jeres sikkerhedsregler, hvis I har sådanne.

Registrering af flere på en gang via grupperegistrering

I bestemmer om det skal være muligt at foretage grupperegistrering, hvor en gæst registrerer og tjekker flere gæster ind på én gang.

Registrering af besøget hos en navngivende medarbejder samt brug af værtsnotifikation

Gæsten kan søge efter medarbejderen hos virksomheden eller kontaktpersonen for den enkelte virksomhed på et kontorhotel. Og herved registreres besøget hos den enkelte. Og typisk vil denne person modtage en besked om gæstens ankomst. Enten som e-mail eller sms-besked. Men det er op til dig, om I ønsker at bruge værtsnotifikationen. 

Registrering af besøg - anonymt

Måske har I brug for at postbudene kan registrerer, at de har afleveret pakker. Eller at en gæst blot kan registrere besøget hos jer via en anonym knap som reception eller fabrikshal. Hvis det altså ikke er en navngivende person, gæsten kommer for at besøge. 

Quick check-in og sletning af data

Du vælger, om gæsterne skal kunne foretage quick check-in ved næste besøg hos jer. Alt efter, hvor længe I gemmer data. Måske siger jeres datapolitik, at I skal slette data efter 30 dage. Og med Guestbook automatiske slette-funktion, kan systemet foretage sletning af registreringerne efter det antal dage, som I definerer.

Skal gæsten også checke ud igen?

Da mange virksomheder ønsker, at vide præcis i hvilket tidsrum en gæst har besøg dem, ja, så kan de naturligvis også checke ud igen. Der vil da være en check-ud knap i løsningen. Og det er så blot jeres opgave, at huske at informere gæsten om at checke ud igen.

Ønsker du kontaktløs registrering?

Du kan også tilbyde gæsterne at registrere sig kontaktløst via deres egne smartphones. Enten ved scanning af en QR-kode med deres mobil´s QR-scanner og registrering på et website - eller via registrering i Guestbook Smart App. Det er de samme funktioner som ved tablet registreringen. Det er blot et spørgsmål, om hvilken metode, du mener fungerer bedst hos jer.

Nem oprettelse af medarbejderliste & mulighed for besøgsrapport

Hvis du ønsker at medarbejderne skal få besked om gæstens ankomst, enten via e-mail eller sms-besked, ja, så skal medarbejderlisten tilknyttes i Guestbook. 

Det kan du enten gøre ved at importere medarbejderlisten via vores Excel-Wizard eller foretage en opdatering af medarbejderlisten via webservice (REST API). 

Ønsker du at trække en besøgsliste ud af gæsternes besøg med dato og check-ind og check-ud tider - samt hvem, de har besøgt, ja, så er det naturligvis en mulighed.

Udskriv navneskilte samtidig med gæsteregistreringen

Har du brug for udskrivning af navneskilte og gæstekort? Ja, så kan du sætte systemet op til at udskrive disse samtidig med gæsteregistreringen. Her kan navnet på gæsten og virksomhed komme med - samt navnet på ham/hende, som gæsten skal besøge.

Med Guestbooks printersoftware for Windows, skal du blot installere softwaren på en Windows maskine (ver. 8+) og sørge for at den benyttede PC kan se labelprinteren. Som USB tilsluttet printer eller som netværksprinter. Du kan eksempelvis tilkoble en Brother printer til formålet. Du kan selv installere softwaren eller vi kan hjælpe dig.

Vi samarbejder med Kongersartikler.dk, som leverer Brother printer, navneskilte og nøglesnore.

Hvordan kommer du i gang?

Guetsbook er en licensbaseret løsning, som er klar til at tages i brug straks efter, at vi har oprettet din licens. Du får adgang til administrationssystemet via web-adgang med login.

Ved få trin opsætter du løsningen til at indhente de informationer, du ønsker, at jeres besøgende skal registrere. Samt du opretter medarbejderlisten, hvis I vil bruge værtsnotifikationen. 

Du kan selv vælge jeres branded udgave med oprettelse af jeres farve, font og billede. Og du kan til enhver tid selv udskifte billede eller andet, hvis behovet herfor opstår.

Du kan indsætte jeres datapolitik og anden kort information. Og sætte systemet til at foretage automatisk sletning efter den tid, du ønsker. 

Og er det Guestbook Pro licens, du ønsker med udskrivning af navneskilt, ja, så skal du naturligvis også opsætte dette. 

Hvad skal vi vide fra dig?

1. Kontaktoplysninger på stedet og en navngivende person (ansvarlig)

2. Hvor mange og hvilke lokationer (adresser), I har? (Hvis I skal have flere licenser)

3. Ønsker I tilkøb af zone-inddeling? Til inddeling af gæsteregistreringen på samme lokation? Hvis I f.eks. skal have en seperat liste over besøgende på fabrikken og en seperat liste over besøgende i hovedbygningen.

4. Vil I sende sms-beskeder til medarbejderne som værtsnotifikation? Eller e-mail? Hvis sms-beskeder, skal disse tilkøbes via vores samarbejdspartner CPSMS. 

5. Ønsker du, at bruge den kontaktløse udgave, hvor jeres besøgende skal registrere sig via deres egne smartphones? Skal vi leverer QR-koder til scanning til dig - klar til brug?

6. Ønsker du Guestbook Pro licens? Til udskrivning af navneskilte...

7. Skal vi formidle kontakten mellem dig og vores samarbejdspartner Kongresartikler.dk for dialog om type af navneskilte, nøglesnore mv. - og evt. levering af Brother printer.