Vi er et dansk softwarefirma, som hjælper dig med at passe godt på dine data. Guestbook er en cloud-baseret løsning og hostes i skyen på SortKaffe´s egne dedikerede servere hos et dansk hostingcenter.

Som dansk softwarefirma passer vi naturligvis godt på dine data med Guestbook

Guestbook er en danskudviklet licensbaseret løsning, som er udviklet af softwarefirmaet SortKaffe. Med Guestbook hjælper vi dig med at passe godt på kontaktoplysningerne. Guestbook er en cloud-baseret løsning og hostes i skyen på SortKaffe´s egne dedikerede servere hos et dansk hostingcenter. Data gemmes krypteret og sendes via en sikker SSL forbindelse.

Som kunde på Guestbook har du din egen unikke licens med tilhørende administrationssystem med log in. Løsningen er udviklet til at registrere og indsamle kontaktoplysninger fra gæster og besøgende med mininum nødvendig viden. Samt at kunne sende værtsnotifikation i form af e-mail eller sms-beskeder til medarbejdere, der skal modtage gæsterne. Og du kan opsætte systemet til automatisk at slette de registreredes data efter fx 14 dage eller 30 dage efter registreringen. Alt efter jeres datapolitik. 

Hvordan kommer du i gang med Guestbook?

Det er let at komme igang. Du får adgang til din licens via webadgang med login til administrationssystemet. Her opsætter du løsningen til at indhente de informationer, du ønsker. Opsætningen er ganske enkelt. Og vælger du licenstypen Simpel gæsteregistrering, ja, så skal du stort set ikke foretage dig noget.

 

Nem oprettelse af medarbejderliste til værtsnotifikation

Har du en Udvidet eller Premium licens, så er der lidt flere opsætningsmuligheder. Eksempelvis, hvis du ønsker at bruge værtsnotifikationen, hvor medarbejderen modtager e-mail eller sms-besked ved besøg. Her kan du enten importere en medarbejderliste via Excel-Wizard eller foretage en opdatering af medarbejderlisten via REST API. 

Hvordan registrerer de besøgende sig? 

Med Guestbook har du to måder, hvorved dine gæster og besøgende kan registrere sig. Det er naturligvis samme system, de registrerer sig i. Det er blot om de bliver mødt af en tablet ved indgangen, som de skal registrere sig i. Eller om de skal foretage registreringen på deres egen smartphone for sikker kontaktløs registrering.

De udfylder de få felter, de bliver bedt om og accepterer at have læst jeres betingelser (GDPR og evt. sikkerhedsprocedure) og tjekker ind. Hvis virksomheden gemmer registreringen, kan den besøgende let finde sig selv igen for hurtig indtjekning.

Data opbevares i skyen på danske servere

Guestbook er en dansk udviklet softwareløsning, som hostes på vores egne dedikerede servere hos et dansk hostingcenter. Via Guestbook indsamler og opbevarer du naturligvis data i overensstemmelse med jeres datapolitik og GDPR. Du har adgang til brugerdata (registreringerne) via administrationssystemet med log in. Her kan du se kontaktinformationer, dato og tider.

Med hensyn til GDPR er det en god idé, hvis du på forhånd har opsat systemet til at foretage automatisk sletning, eksempelvis 30 dage efter et besøg. Og du kan til enhver tid manuelt slette data. 

Oplys de besøgende om databehandlingen

Når dine gæster og besøgende registrerer sig med personinformationer, er du forpligtiget til at oplyse dem om registreringen og behandling af data. Herunder hvorfor du indsamler deres kontaktinformationer. Samt hvor længe, I opbevarer data. Og at I kun videregiver data til 3. part som Myndighederne, hvis I er pålagt herved.

Disse oplysninger, sammen med eventuelle sikkerhedsregler, kan indføres i Guestbook, så de registrerede skal acceptere at have læst betingelserne.