Simpel gæsteregistrering til caféer, barer og restauranter med Guestbook Simple

Har du brug for en enkel og sikker løsning til digital gæsteregistrering på din café, bar eller restaurant? Så overvej Guestbook til kontaktløs registrering af dine gæster - med sprogene dansk, svensk og engelsk. Gæsterne scanner blot jeres QR-kode og registrerer sig nemt via deres egne smartphones. Eller byd dine gæster velkomne med registrering i Guestbook tablet app. Udsend hurtigt sms-beskeder til relevante gæster.

Hvad koster licens til Guestbook Simple gæsteregistrering?

Vi tilbyder gratis oprettelse i resten af 2020. Og den månedlige fee pr. licens (pr. lokation) lyder på 379,-/md. (dkr. ekskl. moms), som betales forud kvartalsvis. Og med blot 14 dages opsigelsesvarsel. Har du flere lokationer giver vi 20% rabat på lokation 2, 3 etc..

Brug kontaktløs digital gæsteregistrering, hvor dine gæster blot scanner en QR kode og registrerer sig via en webside eller i Guestbook Smart App.

Vi tilbyder tre muligheder for gæsteregistrering med Guestbook:

  • digital gæsteregistrering via scanning af en QR-kode med gæstens' QR scanner i mobiltelefonen
  • digital gæsteregistrering via download af Guestbook app´en og scanning af en QR-kode via app´en 
  • digital gæsteregistrering via registrering på stedets tablet - Android eller iOS  

 

Vi anbefaler kontaktløs gæsteregistrering til caféer og restauranter 

Der er to muligheder for kontaktløs registrering, men det er naturligvis samme system, de bliver registreret i. Enten scanner gæsterne en QR-kode med deres QR-scanner eller mobilkamera fra deres smartphone, hvor de bliver ledt hen på et website. Eller de downloader Guestbook app´en og registrerer sig heri.

Gæsterne skal registrere navn og telefonnummer - første gang. Det vil også være muligt, at indføre stedets persondatapolitik (hvis det ønskes). Herefter scanner de blot stedets QR-kode ved næste besøg. Også selv ved en anden café - som også bruger Guestbook. Brugerregistreringen er naturligvis unik for hvert sted med adgang til data via administrationssystemet med log in.

Hvordan byder du dine gæster velkomne med Guestbook´s kontaktløse registrering?

1. Hav tydelig information rundt omkring i din café eller restaurant. Hav eventuelt skilte med kort oplysning om formålet med gæsteregistreringen, og hvordan I behandler data. 

2. Hav QR-koder rundt omkring til gæsternes scanning og registrering.

3. Hvis du har sat systemet op til automatisk sletning, skal du jo så ikke selv huske og slette...

4. HVIS der er en gæst, der melder til jer, at han/hun er smittet, så kan I hurtigt finde frem til de gæster, der har været hos jer i samme tidsperiode. Og I kan udsende sms-beskeder fra systemet til gæsterne, hvis I ønsker dette.

Hvordan kommer du i gang med brug af Guestbook?

Guetsbook er en licensbaseret løsning, som vi tilbyder som en Plug & Play løsning. Det betyder, at løsningen er klar til at tages i brug. Vi opretter din licens og giver dig adgang til administrationssystemet med login.

Vi har opsat systemet til kun at indhente navn og telefonnummer, samt til at slette kontaktoplysningerne automatisk efter 30 dage. Men du kan til enhver tid selv ændre i opsætningen. Eller bede os om det. Vi hjælper dig også med en kort beskrivelse af formålet med gæsteregistreringen i forhold til GDPR. 

Vi sender dig gerne QR-koder, som er klar til opsætning og påklistring rundt omkring til gæsteregistreringen. Eller du kan selv udskrive disse QR-koder fra systemet. 

 

Det vi skal vide fra dig for at oprette din licens:

1. Kontaktoplysninger på stedet og en navngivende person (ansvarlig)

2. Hvor mange og hvilke lokationer (adresser), I har?

3. Om I ønsker tilkøb af sms-er til udsendelse af sms-beskeder til gæsterne 

4. Om I ønsker, at vi skal levere og sende QR-koder til påklistring 

5. Om I ønsker eget look & feel med egne farver, fonte og billede 

 

Data, som I nemt selv kan oprette i systemet, men som vi også kan være behjælpelige med:

6. Hvilke data, der skal indhentes. Vi anbefaler umiddelbart blot navn og telefonnummer (og måske bordnummer)

7. Jeres datapolitik med kort oplysning om formålet med indsamlingen, hvor længe i opbevarer data og i hvilket system - denne info kan nemlig vises i Guestbook.

8. Hvor længe I ønsker at opbevare data, det vil sige, hvornår data skal slettes? (hvis I ønsker automatisk sletning) 

 

Hvordan er det nu med hensyn til GDPR - er det lovligt at indsamle gæsternes data?

Ja, det er lovligt at indsamle persondata, så længe at det er i overensstemmelse med principperne af GDPR (den europæiske persondataforordningen) og databeskyttelsesloven. 

Datatilsynet har udgivet 6 gode råd med hensyn til behandling af personoplysninger i forold til gæsteregistrering. Nedenstående er et uddrag heraf, samt vores egne input. Se evt. "6 gode råd - Registrering af restaurantgæsters oplysninger":

1. Lad registreringen være frivillig: Det betyder, at det réelt skal være frivilligt, om gæsterne ønsker at regsitrere sig. Og der må derfor ikke være negative konsekvenser, hvis de ikke ønsker dette. De skal eksempelvis stadig have et bord.

2. Oplys tydeligt om formålet med indsamlingen af data: Oplys kort og godt, hvilke data I registrerer (f.eks. navn og telefonnummer) og hvorfor I gør det. Til hvilket formål, som i denne tid kan være hjælp til smitteopsporing. Samt hvor længe I opbevarer data. Og at I kun bruger kontaktinformationerne til at kontakte gæsterne, hvis behov herfor i forhold til smittopsporing. Samt, at I naturligvis ikke videregiver oplysningerne til 3.part - f.eks. sundhedsmyndighederne, medmindre de har lovhjemmel hertil.

3. Registrér kun det nødvendige: For at kunne kontakte gæsten, skal I som minimum have navn og telefonnummer. Og vi anbefaler, at I kun indhenter disse informationer. Når gæsten registrerer sin ankomst, bliver dato og ankomsttidspunkt automatisk registreret i systemet. Overvej om det er nødvendigt også at registrere placering i restauranten, f.eks. med bordnummer. 

4. Pas på oplysningerne: I skal sørge for at uvedkommende ikke får fingre i oplysningerne. Med Guestbook har hvert sted en unik licens med unik brugerlogin og adgangskode. Og data ligger forsvarligt heri. I kan med fordel vælge, at det kun er en eller to hos jer, der réelt har adgang til data.

5. Brug kun oplysningerne til formålet: Er formålet med gæsteregistreringen hjælp til smitteopsporing, som er relevant i disse tider, så må I ikke bruge oplysningerne til andet end det. Bestemt ikke til markedsføring. Det er meget vigtigt, at I overholder dette. Da en af de vigtigste principper ved dataloven er, at man kun må behandle data til det pågældende formål. Og gæsterne skal naturligvis kunne stole på dette.

6. Slet data, når oplysningerne ikke længere er relevante: Det er meget vigtigt, at I kun opbevare personoplysningerne, så længe, det er nødvendigt i forhold til formålet. Og derfor sletter data igen. Med hensyn til smitteopsporing, kan det f.eks. være at data skal slettes efter 30 dage. Med Guestbook kan systemet foretage en automatiske sletning efter præcis det antal dage, som I ønsker.  


Kontakt os på telefon, e-mail eller via kontaktformular

Er du interesseret i at vide mere? Eller har du spørgsmål? Så kontakt os endelig. Giv Jeannette et kald på +45 42464603 eller e-mail til jeannette@sortkaffe.com.

Du kan også udfylde en kontaktformular og evt. oplyse om, hvornår det passer dig bedst, at vi kontakter dig - via linket nedenfor.

Kontakt os